Lust auf Wissen – Lernen, wenn Know-how gebraucht wird

Der Umstieg auf Office 2010, der bei vielen Nutzern Unbehagen hervorruft, verlief ohne Probleme.“

Hauke Jansen
Leiter IT & IT-Strategie des Klinikums Ingolstadt

Steckbrief

Kundenprofil

Die IB.SH unterstützt das Land Schleswig-Holstein als zentrales Förderinstitut in der Erfüllung wirtschafts- und strukturpolitischer Aufgaben. Die IB.SH berät in allen Förderfragen und vergibt Fördermittel in zahlreichen Bereichen. Sie beschäftigt über 500 Mitarbeiter.

Ausgangslage

Die Einführung von Windows 7 und Microsoft Office 2010 sollte möglichst reibungslos und ohne Produktivitätsverluste der Mitarbeiter stattfinden. Diese hatten keinerlei Erfahrung mit dem Einsatz und der Anwendung von eLearning-Lösungen.

Eingesetzte Software und Services

Windows XP
Microsoft Office 2003

Projektbeschreibung

2012 beschloss die Investitionsbank Schleswig-Holstein den Umstieg von Windows 7 und Microsoft Office 2003 auf Windows 7 und Microsoft Office 2010. Aufgrund der Empfehlung von Computacenter, dem IT-Dienstleister der Bank, präsentierte soluzione die Lösung Lernwelt & AutoPilot zur Anwenderqualifizierung. Neben dem positiven Feedback, das über Referenzen eingeholt wurde, war auch die schlüssige Vorstellung der Lösung ausschlaggebend für die Wahl des Produktes. In einem ersten Termin überzeugten die Stärken von soluzione Lernwelt & AutoPilot, und nach internen Beratungen trafen sowohl die IT- als auch die Personalabteilung und der Einkauf die Entscheidung für soluzione.

Lösung

Die IB.SH entschied sich für den Einsatz von soluzione Lernwelt & AutoPilot fürWord, Excel und PowerPoint und Windows 7. In kurzen Einführungsveranstaltungen wurden die Mitarbeiter auf den Umgang mit der soluzione-Lösung vorbereitet, um für die neue Office-Version gerüstet zu sein.

eLearning als neuer Ansatz bei der IB.SH

Da eLearning für die Mitarbeiter der IB.SH völlig neues Terrain war, wurde die Einführung der soluzione-Lösung mithilfe eines Kick-Off-Workshops geplant. Ziel des Workshops war, den Umstieg auf die neue Office-Version so reibungslos wie möglich für die Anwender zu gestalten. Neben der Festlegung der begleitenden Präsenzveranstaltungen wurde auch über nötige Materialien entschieden und interne Kommunikationsmaßnahmen geplant.

Die IB.SH entschied sich für Präsenzveranstaltungen, die entweder eineinhalb oder drei Stunden dauerten, in denen rund 350 Mitarbeitern die Online-Hilfe soluzione AutoPilot und das Wissensportal soluzione Lernwelt gezeigt wurden. Außerdem wurde Microsoft Office 2010 präsentiert und die wichtigsten neuen Funktionen vorgestellt. Die Informationsveranstaltungen fanden zeitnah zum Roll-Out statt, so dass die Anwender schnell mit dem neuen Office arbeiten konnten. „Es war uns wichtig, dass unsere Mitarbeiter keine langen Pausen zwischen den Informationsveranstaltungen und dem Arbeiten mit Office 2010 einlegen mussten.“, sagt Hauke Janzen, Verantwortlicher für das Migrationsprojekt, „Die Vergessensrate, die mit Präsenzschulungen immer gegeben ist, sollte so gering wie möglich sein.“

Problemloser Roll-Out der soluzione-Lösung

Er ergänzt: „Im Zuge der Migration wurde außerdem die gesamte Hardware erneuert, die Mitarbeiter erhielten neue Desktops, Bildschirme, Laptops und Drucker. Sie mussten sich sowohl mit den Geräten vertraut machen als auch mit einer völlig neuen Office-Umgebung. Die Änderungen, die in dieser Zeit stattfanden, waren immens.“

Der Roll-Out von soluzione Lernwelt & AutoPilot als Teil des Gesamtprojektes fand über ein Wochenende statt und verlief reibungslos. „Die ersten Gehversuche mit der soluzione-Lösung waren positiv.“ erklärt Christine Mengers, Mitglied des Projektteams und verantwortlich für die Qualifizierungsmaßnahmen zu Office 2010, „Wenn jemand weiß, wie eine Funktion in Office 2003 funktioniert, diese aber in der neuen 2010-Version nicht mehr findet, nutzt er die Umstiegshilfe im AutoPilot.

Sie zeigt, wo die Funktion zu finden ist und wie sie angewendet wird. Dafür muss man das Dokument, in dem man arbeitet, nicht verlassen – der Arbeitsvorgang kann ohne Unterbrechung fortgesetzt werden.“ Hauke Janzen ergänzt: „Jeder kann sich Office-Wissen so aneignen, wie und wann es für ihn am besten ist: entweder als Video, zum Lesen oder rasch mit den Schnellreferenzen – und die Suche nach Funktionen, auch wenn man nicht genau weiß, wie sie heißen, ist kinderleicht.“

„Learning while doing“ ist angesagt

Über den soluzione AutoPilot, der in Microsoft Office eingebettet ist und sich direkt am Bildschirm mit wenigen Mausklicks aufrufen lässt, erhalten die Mitarbeiter unmittelbare Hilfe zu unbekannten oder nicht gefundenen Funktionen. Ohne ihr Dokument verlassen zu müssen, können sie ihr Problem lösen und sofort weiterarbeiten. Der Arbeitsfluss wird nicht unterbrochen. Da der Helpdesk der Investitionsbank Schleswig-Holstein keinen Office-Support bietet, kam hier die soluzione-Lösung zum Einsatz.

Wer sich tieferes Wissen zu Office-Funktionen aneignen oder sich umfassender zu einer bestimmten Funktion informieren möchte, der ist in der soluzione Lernwelt gut aufgehoben. Schulungsthemen werden in unterschiedlichen Kapiteln strukturiert angeboten. So findet der Anwender zum Beispiel zum Thema „Serienbrief“ alles, was damit zu tun hat: von der Wahl der Empfänger bis hin zum Etikettendruck. In welcher Form er diese Trainings vermittelt bekommen möchte und wann, liegt ganz in seiner Hand.

Der Produktivitätsverlust, der sich beim Umstieg auf neue Software-Versionen in der Regel immer ergibt, war bei der IB.SH sehr gering. Die Mitarbeiter nehmen die soluzione-Lösung sehr positiv an und nutzen sie bei Bedarf. „Wir haben die richtige Wahl getroffen. Der Umstieg auf Office 2010, der bei vielen Nutzern Unbehagen verursacht, verlief ohne Probleme.“ sagt Hauke Janzen, „Bei zukünftigen Migrationen auf eine neue Office-Version würden wir uns wieder für soluzione Lernwelt & AutoPilot entscheiden.“